Wer viel als Dienstreisender unterwegs ist, kennt die Herausforderungen, die internationale Geschäftsreisen mit sich bringen und muss sich auf problemlose Abläufe verlassen können. Knitterfalten im Sakko, ermüdender Jetlag & Co - nichts ist schlimmer, als in so einem Zustand dann nicht an sein Ziel zu kommen.
Von daher ist es für Unternehmen von absoluter Wichtigkeit, die Geschäftsreise, egal zu welchem Anlass, frühzeitig zu planen und am besten einen kompetenten Partner an der Hand zu haben. Denn nur so werden der Messeauftritt oder das internationale Meeting zum Erfolg!
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Reisemanagement aus einer Hand
Natürlich können Flug und Unterkunft auch in Eigenregie gebucht werden. Dies bedeutet neben dem zeitlichen Faktor für Unternehmen aber häufig einen Kostenmehraufwand, da sie im Gegensatz zu darauf spezialisierten Veranstaltern nicht in den Genuss von Rabatten, festen Kontingenten und ähnlichen Vorteilen kommen. Es macht also durchaus Sinn, sich für gelungene Geschäftsreisen einen kompetenten Partner an Land zu ziehen, der das Reisemanagement abnimmt und sich um die Details kümmert. Viele Anbieter bieten ihren Kunden eine Best-Buy Garantie und auch die Abwicklung formaler Prozesse.
Sicherheit für Dienstreisende
Die unkomplizierte Abwicklung der Geschäftsreise sollte stets an erster Stelle stehen. Dies bedeutet aber auch, dass man die sicherheitspolitische Lage stets im Blick hat und informationstechnisch stets auf dem neuesten Stand ist. Kompetente Partner bieten innovative Frühwarnsysteme, mit denen für die Sicherheit im Business Travel gesorgt werden kann. Dienstreisende sind allerdings selbst dazu angehalten, vor ihrer Abreise beispielsweise einen Blick auf die Homepage des Auswärtigen Amts für das jeweilige Zielland zu werfen oder im Vorfeld für nötige Schutzimpfungen zu sorgen.
Ansprechpartner und Kommunikation
Wenn man im Ausland beruflich unterwegs ist, ist es unerlässlich, einen Ansprechpartner für Notfälle zu haben. Dies kann jemand aus der Firma im Heimatland oder aber ein Angestellter des Reiseunternehmens sein, der sich um alle Anliegen oder Probleme kümmert, die bei Geschäftsreisenden auftreten können. Von daher ist ein vollständig aufgeladenes Smartphone immens wichtig. Obwohl die meiste Kommunikation vor Ort auf Englisch abläuft, schadet es nicht, wenn sich der Geschäftsreisende vor seiner Abreise die wichtigsten Wörter seines Ziellandes in Landessprache aneignet, um die alltägliche Kommunikation vor Ort zu vereinfachen. Apps oder kleine Wörterbücher können dabei helfen. Wer mit seinen Gastgebern in Landessprache kommunizieren kann, wird wärmer und herzlicher empfangen und hat es vor Ort deutlich leichter. Dies kann auch bei Verhandlungen für wichtige Sympathiepunkte sorgen.
Praktische Tipps
Um alle relevanten Dokumente stets bei sich zu haben oder abrufen zu können, macht es Sinn, sich alle Unterlagen vor Abreise einzuscannen und an seine eigene Email-Adresse zu schicken. So hat man sogar im Fall von Verlust oder Diebstahl stets nötige Dokumente bereit und kann sie ausdrucken lassen. Kleidungsstücke verknittern übrigens weniger, wenn man sie beim Packen rollt, statt faltet. Wer beim Packen Zeit sparen möchte, kann sich wichtige Utensilien wie Zahnpasta, Rasierer etc. einmal doppelt kaufen und muss so besagte Gegenstände nicht immer wieder ein- und auspacken.
Wer sich beraten lassen möchte, findet auf https://www.lcc-dresden.de/ kompetente Ansprechpartner.
(Bildmaterial: |||||||||||||||||| (Matthias Uhlig/Flickr, CC BY 2.0))
